[구글 Gmail 활용팁] 주소록 내보내기, 주소록 가져오기
- 학기 초에 학교 선생님들께 구글 주소록을 정리해서 배포해 드리는데, 그 주소록을 활용하시는 방법을 알려드리기 위해 작성한 글입니다.
- 학교에만 국한되는 내용이 아니기 때문에 누구나 활용하실 수 있습니다.
- 무엇보다도 정말 쉽고 간단한 내용입니다.
주소록 선택하기
주소록을 선택하기 위해 구글(https://google.com) 사이트나 지메일(https://gmail.com) 사이트에 접속합니다.
화면 오른쪽 상단에 구글 앱 버튼을 누르면 구글에서 제공하는 다양한 앱들이 나타납니다. 여기에서 주소록 아이콘을 클릭하여 주소록으로 들어갑니다. 또는 주소록 주소(https://contacts.google.com/)로 접속하실 수 있습니다.
※ 구글 앱 아이콘의 위치는 사용자에 따라 다르게 나타날 수도 있어요. 스크롤을 아래 위로 움직이시면 찾으실 수 있어요. 마우스로 드래그해서 위치를 바꾸어 놓으실 수도 있답니다.
주소록 내보내기
이제 주소록을 내보내 봅시다. 기존에 정리해 놓았던 주소록을 여러 가지 목적에 따라 다운로드 해 놓아야 할 상황이 생긴다면 주소록 내보내기 기능을 활용합니다.
저 같은 경우는가 생길 때 주로 이 기능을 활용합니다.
- 주소록을 백업해야 할 경우
- 저의 주소록을 다른 사람들과 공유해야 하는 경우
화면 왼쪽 주소록 라벨 아래 쪽에 내보내기 메뉴가 있습니다. 내보내기 메뉴를 클릭하면 내보내기를 원하는 연락처 또는 주소록 라벨을 선택하는 창이 나타납니다. 원하는 주소록을 선택하고 아래의 여러 가지 형식 중에 하나를 선택합니다. 저는 다른 구글 메일 사용자에게 공유할 예정이므로 Google CSV를 선택하겠습니다.
※ CSV는 'Comma-Seperated Value'의 약자로 각각의 데이터 값을 콤마( , )로 구분하는 파일 형식입니다. 엑셀 프로그램으로 열면 엑셀 파일처럼 사용할 수 있고, 윈도우 기본 프로그램인 '메모장' 같은 텍스트 편집기로도 CSV 파일을 열어 수정하고 생성할 수 있습니다.
이제 이 파일을 원하는 사용자에게 공유해주면 끝! (개인 정보들이 들어 있으니 조심 또 조심)
주소록 가져오기
이제 누군가에게 공유 받은 주소록을 나의 주소록에 포함시켜보겠습니다.
주소록 삭제하기
주소록을 포함 시키기 전에 기존에 저장되어 있던 주소들을 삭제하겠습니다. (이 부분은 선택사항입니다. 기존의 정보를 남겨두실 분들은 굳이 하지 않으셔도 되는 과정입니다.)
삭제할 주소록을 선택하고 도구 메뉴에서 삭제 버튼을 누릅니다. (저는 모든 주소를 삭제하기 위해 연락처를 하나 선택하고 위 에 있는 상자에서 화살표 버튼을 누르고 [ 모두 ] 를 선택했습니다. )
그 다음 기존에 저장되어 있던 라벨들을 삭제하겠습니다. 해가 바뀌어 라벨 정보를 수정해야 할 경우 직접 라벨을 수정하거나 삭제하고 새롭게 만드는 과정이 필요합니다.
방법은 간단합니다. 라벨 옆에 마우스를 올려 놓으면 [ 라벨 이름 변경(연필) ] 버튼과 [ 삭제(휴지통) ] 버튼이 나타납니다. 원하는 과정을 선택하시면 됩니다.
이제 준비 끝. 뭔가 깨끗한 화면이 보기 좋네요.
주소록 가져오기
이제 본격적(?)으로 주소록을 가져오겠습니다.
왼쪽 메뉴에서 가져오기 버튼을 클릭합니다. 파일 선택을 눌러서 주소록을 가져올 CSV 파일을 선택합니다.
벌써 끝!
새롭게 가져운 주소록들과 라벨들이 생성된 것을 확인할 수 있습니다.
생각보다 너무 쉽죠?
저만의 주소록 라벨 간단 팁
이건 저 개인적인 라벨 분류법입니다. 간단히 넘어가셔도 되는 내용입니다.
저는 주소록 라벨을 만들 때 비슷한 그룹을 표시하기 위해 특수문자를 사용합니다.
- ! 로 시작되는 그룹은 교사 그룹 ( ! 는 Shift + 1 )
- @ 로 시작되는 그룹은 학생 그룹 ( @는 Shift + 2 )
- # 로 시작되는 그룹은 학부모 그룹 ( #는 Shift + 3 )
- ...
으로 라벨명을 만들어 놓으면 그룹을 선택하기 편리하더라구요. 예를 들어
- !교무팀_교사(2020), !생활팀_교사(2020), !전체_교사(2020)
- @07학년_학생(2020), @11학년_학생(2020), !전체_학생(2020)
- #08학년_학부모(2020), #10학년_학부모(2020), #전체_학부모(2020)
이런식이죠. 그러면 나중에 지메일을 보낼 때 [ 받는사람 ]을 입력할 때 !, @, # 만 눌러도 비슷한 그룹 목록들이 나타나서 좀 더 쉽게 메일을 보낼 수 있더라구요.
감사합니다^^//
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